Teoría de Base de Datos - Access.

Base de datos.

Una base de datos es un conjunto de datos pertenecientes a un mismo contexto y almacenados sistemáticamente para su posterior uso. En este sentido; una biblioteca puede considerarse una base de datos compuesta en su mayoría por documentos y textos impresos en papel e indexados para su consulta. Actualmente, y debido al desarrollo tecnológico de campos como la informática y la electrónica, la mayoría de las bases de datos están en formato digital, siendo este un componente electrónico, por tanto se ha desarrollado y se ofrece un amplio rango de soluciones al problema del almacenamiento de datos.

SQL

SQL (por sus siglas en inglés Structured Query Language; en español lenguaje de consulta estructurada) es un lenguaje específico del dominio utilizado en programación, diseñado para administrar sistemas de gestión de bases de datos relacionales. Una de sus principales características es el manejo del álgebra y el cálculo relacional para efectuar consultas con el fin de recuperar, de forma sencilla, información de bases de datos, así como realizar cambios en ellas.

Access

Access es una palabra inglesa que puede traducirse como “acceso”. ... Access, o Microsoft Access, es un software que permite gestionar una base de datos. El programa forma parte de Microsoft Office, un paquete de aplicaciones que permiten realizar tareas de oficina.

Pasos para realizar una base de datos en Access:

- Crear tablas. Con sus claves principales.
- Generara las relaciones entre tablas.
- Crear las consultas necesarias.
- Crear los formularios necesarios.
- Crear los reportes o informes necesarios.

Tablas

Una base de datos relacional, como Access normalmente tiene varias tablas relacionadas. En una base de datos bien diseñada, cada tabla almacena datos sobre un tema en concreto, como empleados o productos. Una tabla tiene registros (filas) y campos (columnas). ... Un valor de campo: cada registro tiene un valor de campo.

¿Qué es una tabla de datos y para qué sirve?

Tabla en las bases de datos, se refiere al tipo de modelado de datos, donde se guardan y almacenan los datos recogidos por un programa. Su estructura general se asemeja a la vista general de un programa de hoja de cálculo. Una tabla es utilizada para organizar y presentar información.

Tipos de campos

En las tablas los campos pueden ser: texto, memo, número, moneda, autonumeración, fecha/hora, sí/no, objeto ole, hipervínculo.

Relaciones entre tablas.

Una relación permite combinar datos de dos tablas distintas. En una base de datos de escritorio de Access, puede crear una relación en la ventana Relaciones.

Consultas

Las consultas son una forma de buscar y recopilar información de una o más tablas para conseguir información detallada de una base de datos. Al crear una consulta en Access, defines condiciones específicas de búsqueda para encontrar, exactamente la información que deseas.

Tipos de consultas.

Los tipos de consultas son:
De selección, de parámetros, de totales, de referencias cruzadas, de creación de tablas, de datos anexados, de actualización, de eliminación.

¿Cómo se utilizan las consultas?

Las consultas son mucho más que filtros o búsquedas simples que puedes usar para encontrar los datos de una tabla. Con estas, puedes acceder a información de múltiples tablas.
Por ejemplo, puedes utilizar una búsqueda en la tabla de clientes para encontrar la dirección de uno de ellos o un filtro en la tabla vehículos, para ver cuál es el carro que corresponde a determinado cliente.
Debes tener en cuenta que una consulta bien diseñada te puede dar información que no podrías averiguar examinado cada uno de los registros de la tabla de datos.
Cuando se ejecuta una consulta, los resultados se presentan en una tabla. Pero cuando la estás diseñando, te aparecerá la vista Diseño de consulta. Allí, podrás hacer toda la configuración de datos para tus búsquedas.
Se pueden utilizar los operadores lógicos "Y" u "O" para concatenar criterios.
Se pueden realizar ordenamientos por campo (Ascendente, Descendente o Sin Ordenar)
Se pueden utilizar comodines (ejemplo A* busca todos los datos del campo que empiecen con la letra"A". Sino *z busca todos los datos del campo que finalicen con "z".)
Se pueden utilzar los operdores de relación: =, > ,< ,>= y <=.

Ejemplos de criterios de consulta

Los criterios de consulta le ayudarán a centrar la búsqueda en los elementos específicos de la base de datos de Access. Si algún elemento coincide con todos los criterios introducidos, aparecerá en los resultados de la consulta.
Para agregar un criterio a una consulta de Access, ábrala en la vista Diseño e identifique los campos (columnas) para los que desea especificar criterios. Si este campo no está en la cuadrícula de diseño, haga doble clic en el campo para agregarlo y entonces escriba el criterio en la fila Criterios de ese campo.
Un criterio de búsqueda es una expresión que Access compara con valores de campo de consulta para determinar si incluir el registro que contiene cada valor. Por ejemplo, = "Chicago" es una expresión que Access puede comparar con valores de un campo de texto en una consulta. Si el valor de ese campo en un registro determinado es "Chicago". Access incluye el registro en los resultados de la consulta.
Los comodines se pueden utilizar en los criterios de búsqueda. Ejemplo *.
A* son todos los datos que empiezan con "A".
*A son todos los datos que terminen con "a".

Ordenamiento en consultas

Puede ser sin ordenar, ascendente o descendente. Se puede poner desde vista diseño de las consultas o en el asistente de consultas.


Formularios

Un formulario de Access es un objeto de base de datos que puede usar para crear una interfaz de usuario para una aplicación de base de datos. Un formulario "dependiente" es aquel conectado directamente a un origen de datos como una tabla o consulta y que puede usarse para especificar, editar o mostrar los datos de ese origen de datos. Como alternativa, puede crear un formulario "independiente" que no esté vinculado directamente a un origen de datos, pero que todavía contenga botones de comando, etiquetas u otros controles que necesita para ejecutar la aplicación.

Informes o Reportes

Un informe es un objeto de base de datos que se usa para mostrar y resumir datos. Los informes proporcionan una manera de distribuir o archivar instantáneas de los datos, ya sea mediante su impresión, su conversión a archivos PDF o XPS, o su exportación a otros formatos de archivo